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會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)要注重什么

更新時(shí)間：2019-01-10

在國際上，一些重大的國際會(huì)議往往會(huì)給主辦者帶來巨大的政治利益甚至經(jīng)濟(jì)利益，提髙主辦者的國際地位。如1999年享譽(yù)全球的“《財(cái)富》論壇”選擇在中國上海舉行，說明整個(gè)世界看好我國的政治穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，同時(shí)也給上海向世界展示國際大都市的形象創(chuàng)造了極好的機(jī)會(huì)。正因?yàn)槿绱?，許多國家都積極申辦一些重要的國際性會(huì)議，從某種意義上說，國際會(huì)議的申辦已經(jīng)成為國際政治較量和經(jīng)濟(jì)競爭的焦點(diǎn)之一。

從國內(nèi)情況來看，越來越多的政府機(jī)關(guān)和企業(yè)在確定一些重要會(huì)議活動(dòng)的地點(diǎn)時(shí)，是否能從舉辦地獲得最佳的政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

(1)突出會(huì)議的主題。都江堰活動(dòng)策劃公司提出現(xiàn)代會(huì)議地點(diǎn)的選擇不僅要考慮是否能夠容納會(huì)議的人數(shù)這些簡單的問題，更重要的是考慮這一地點(diǎn)能否突出會(huì)議的主題、提高會(huì)議的效果并有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)。具體而言可以采取以下幾種辦法：

①選擇在創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn)和發(fā)生事故的現(xiàn)場(chǎng)舉行會(huì)議，通過現(xiàn)場(chǎng)觀摩和查看，使與會(huì)者產(chǎn)生深刻的印象。

②在工作現(xiàn)場(chǎng)召開辦公會(huì)議或協(xié)調(diào)性會(huì)議，當(dāng)場(chǎng)解決執(zhí)行過程所遇到的問題，以促進(jìn)會(huì)議的有序進(jìn)行。

③選擇與會(huì)議主題密切相關(guān)的歷史性地點(diǎn)，使會(huì)議更具有教育意義和紀(jì)念意義，如在烈士犧牲的現(xiàn)場(chǎng)舉行追認(rèn)、追悼大會(huì)，選擇一些歷史事件的遺址舉行紀(jì)念性會(huì)議等。

(2)營造良好的會(huì)議氣氛。都江堰活動(dòng)策劃公司提出會(huì)議地點(diǎn)最佳選擇還會(huì)對(duì)會(huì)議的氣氛產(chǎn)生良好的影響。據(jù)參加會(huì)議的中國外經(jīng)貿(mào)部副部長龍永圖說，周莊是一個(gè)歷經(jīng)千年滄桑的古鎮(zhèn)，依然保存著“小橋、流水、人家”的典型水鄉(xiāng)風(fēng)貌，已被聯(lián)合國科教文組織列人世界文化遺產(chǎn)保護(hù)預(yù)備名單。選擇周莊作為APEC貿(mào)易部長會(huì)議另一個(gè)會(huì)址，一方面可以向世界顯示:一個(gè)國家在積極參與經(jīng)濟(jì)全球化和對(duì)外開放的同時(shí)，仍然可以很好地保留民族文化、民族傳統(tǒng)和民族的價(jià)值觀念;另一方面，在美麗的周莊開會(huì)，氣氛很輕松，在這樣的氛圍中討論比較重大和困難的問題，可以更容易達(dá)成一致。龍永圖的話不無幽默，但這次會(huì)議的選址，對(duì)于營造良好的會(huì)議氣氛無疑具有深刻的影響。

2.策劃會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)綜合考慮的幾個(gè)具體問題

(1)會(huì)議的舉行地是否具有足夠的接待能力，如舉行大型會(huì)議必需的場(chǎng)館、道路交通設(shè)施等。

(2)會(huì)場(chǎng)是否適中，會(huì)場(chǎng)過大或太小都會(huì)影響會(huì)議的氣氛和效果。

(3)保密會(huì)議的場(chǎng)館是否符合保密的要求。

(4)會(huì)議的場(chǎng)館是否能夠確保安全。

(5)會(huì)場(chǎng)內(nèi)的設(shè)備是否能夠滿足會(huì)議的實(shí)際需要。

(6)會(huì)議舉行地是否具備必要的通信設(shè)施以滿足新聞采訪和報(bào)道及時(shí)性的要求。

(7)交通是否方便，與會(huì)者是否能順利抵達(dá)。會(huì)場(chǎng)與住宿的賓館之間、主會(huì)場(chǎng)與分組討論的會(huì)場(chǎng)之間的距離要盡可能短。

(8)環(huán)境是否適宜。會(huì)場(chǎng)的環(huán)境包括空氣質(zhì)量、氣候影響、噪聲大小等因素。應(yīng)當(dāng)盡量選擇氣候適宜、環(huán)境幽靜的會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議取得滿意的效果。

(9)規(guī)格是否適當(dāng)。都江堰活動(dòng)策劃公司提出會(huì)場(chǎng)規(guī)格主要體現(xiàn)在會(huì)場(chǎng)的裝潢水平、設(shè)施和服務(wù)功能上，直接影響會(huì)議經(jīng)費(fèi)的支出。要切實(shí)從會(huì)議本身需要出發(fā)和依據(jù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算來確定會(huì)場(chǎng)的規(guī)格，提倡節(jié)約簡樸，反對(duì)奢侈鋪張。

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